Kfz Unternehmensberatung Gelsenkirchen – wenn der Chef nicht mehr alles selbst machen kann
Viele Werkstattinhaber sind hervorragende Kfz-Meister.
Sie lösen technische Probleme, kennen ihre Stammkunden und wissen genau, was in ihrem Betrieb passiert.
Doch irgendwann wird genau das zum Problem: Was passiert mit der Werkstatt, wenn jede wichtige Entscheidung beim Inhaber landet?
Kfz Unternehmensberatung in Gelsenkirchen: Eine Werkstatt muss auch als Unternehmen funktionieren
In meinen Beratungsprojekten begegnet mir immer wieder eine Situation, die sich über viele Jahre entwickelt hat.
Der Werkstattinhaber hat seinen Betrieb aufgebaut. Anfangs waren vielleicht zwei oder drei Mitarbeiter beschäftigt. Der Chef konnte praktisch jeden Auftrag selbst überblicken.
Dann ist das Unternehmen gewachsen.
Weitere Mitarbeiter kamen hinzu. Die Zahl der Kunden stieg. Die Werkstatt wurde größer und die organisatorischen Anforderungen nahmen zu.
Was häufig nicht im gleichen Tempo gewachsen ist, sind die Strukturen.
Der Inhaber entscheidet weiterhin über fast alles.
Er wird bei technischen Problemen gerufen, kümmert sich um schwierige Kunden, entscheidet bei Reklamationen und kontrolliert wichtige Aufträge.
Das funktioniert erstaunlich lange.
Aber irgendwann entsteht daraus ein Engpass.
Genau solche Situationen interessieren mich bei einer Kfz Unternehmensberatung in Gelsenkirchen.
Denn eine gute Werkstatt muss nicht nur Fahrzeuge professionell reparieren.
Sie muss auch als Unternehmen professionell funktionieren.
Jeden Tag zehn Minuten verlieren fällt kaum auf
In einem meiner Beratungsprojekte haben wir uns deshalb intensiv mit der Prozessoptimierung beschäftigt.
Die Werkstatt war gut ausgelastet. Die Mitarbeiter arbeiteten engagiert und trotzdem passte die wirtschaftliche Leistung nicht vollständig zur vorhandenen Auftragslage.
Also haben wir einen normalen Werkstatttag betrachtet.
Dabei gab es kein großes Problem.
Es waren viele kleine Dinge.
Ein Arbeitsauftrag war nicht vollständig vorbereitet. Ein Ersatzteil fehlte. Bei einem Fahrzeug musste erst eine Kundenfreigabe eingeholt werden. Ein Mechaniker benötigte eine Information und suchte den Serviceberater. Zwischendurch musste ein Fahrzeug umrangiert werden.
Jede einzelne Unterbrechung dauerte vielleicht nur einige Minuten.
Deshalb wird sie im Tagesgeschäft kaum wahrgenommen.
In der Summe entsteht daraus jedoch eine erhebliche Größenordnung.
Wenn beispielsweise sechs produktive Mitarbeiter pro Arbeitstag jeweils nur 15 Minuten vermeidbare Zeit verlieren, sind das täglich 90 Minuten.
Bei angenommenen 220 Arbeitstagen entstehen 330 Stunden im Jahr.
Natürlich kann nicht jede eingesparte Minute zusätzlich fakturiert werden.
Aber diese Modellrechnung zeigt, warum ich mich mit den kleinen Unterbrechungen beschäftige.
Mein Ziel ist nicht, dass Mechaniker schneller arbeiten. Ich möchte dafür sorgen, dass gute Mechaniker weniger Zeit verlieren.
Produktivität beginnt vor der ersten Reparatur
Deshalb beginnt Prozessoptimierung für mich nicht an der Hebebühne.
Sie beginnt bei der Terminvereinbarung und Arbeitsvorbereitung.
Wenn das Fahrzeug morgens angenommen wird, sollte möglichst klar sein, welche Arbeiten durchgeführt werden. Benötigte Teile sollten verfügbar sein. Der Arbeitsauftrag sollte alle notwendigen Informationen enthalten.
Wird während der Reparatur zusätzlicher Arbeitsbedarf festgestellt, benötigt die Werkstatt einen schnellen und verlässlichen Weg zur Kundenfreigabe.
Auch die Werkstattsteuerung spielt eine wichtige Rolle.
Welches Fahrzeug kommt auf welchen Arbeitsplatz? Welche Arbeiten folgen danach? Welche Aufträge können bei Verzögerungen vorgezogen werden?
Wenn diese Abläufe funktionieren, entsteht Produktivität.
Nach meiner Erfahrung entsteht gleichzeitig häufig mehr Ruhe im Betrieb.
Denn gute Organisation bedeutet nicht mehr Hektik.
Gute Organisation bedeutet weniger Improvisation.
„Das muss ich selbst entscheiden“
Mein zweites Beratungsbeispiel betrifft die Mitarbeiterentwicklung.
Ein Werkstattinhaber sagte diesen Satz während eines Beratungsgesprächs mehrfach.
Bei einer Reklamation: „Das muss ich selbst entscheiden.“
Bei einem Preisnachlass: „Das muss ich selbst entscheiden.“
Bei einem organisatorischen Problem: „Das muss ich selbst entscheiden.“
Irgendwann habe ich gefragt:
Was muss eigentlich nicht von Ihnen entschieden werden?
Genau daraus entwickelte sich ein wichtiger Teil des Projektes.
Wir haben uns angesehen, welche Mitarbeiter zukünftig zusätzliche Verantwortung übernehmen können und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen.
Denn Verantwortung lässt sich nicht einfach verteilen.
Ein Mitarbeiter muss wissen, welche Entscheidungen er treffen darf, welche wirtschaftlichen Auswirkungen diese Entscheidungen haben und wann der Inhaber weiterhin eingebunden werden soll.
Gleichzeitig muss der Unternehmer bereit sein, Entscheidungen tatsächlich abzugeben.
Das klingt einfach.
In inhabergeführten Unternehmen, die über viele Jahre stark auf eine Person zugeschnitten wurden, kann genau das eine der schwierigsten Veränderungen sein.
Mitarbeiterentwicklung bedeutet für mich mehr als Weiterbildung
Natürlich gehören technische Schulungen dazu.
Moderne Fahrzeuge stellen immer höhere Anforderungen an Diagnose, Elektronik, Fahrerassistenzsysteme und Hochvolttechnik.
Aber Mitarbeiterentwicklung geht für mich weiter.
Ein guter Kfz-Mechatroniker kann möglicherweise zukünftig technische Verantwortung übernehmen.
Ein erfahrener Serviceberater kann vielleicht zusätzliche organisatorische Aufgaben übernehmen.
Ein anderer Mitarbeiter besitzt möglicherweise das Potenzial, irgendwann Werkstattleiter zu werden.
Solche Fähigkeiten entstehen nicht innerhalb weniger Wochen.
Deshalb sollte ein Unternehmer frühzeitig überlegen, welche Menschen zukünftig tragende Rollen im Unternehmen übernehmen können.
Die wichtigste Zukunftsinvestition einer Werkstatt steht manchmal bereits jeden Morgen um acht Uhr vor der Werkstatttür.
Gelsenkirchen ist ein großer und dicht besiedelter Werkstattmarkt
Gelsenkirchen liegt mitten im Ruhrgebiet und zählt rund 265.000 Einwohner. Die Stadt profitiert von ihrer zentralen Lage innerhalb eines außergewöhnlich dicht besiedelten Wirtschaftsraums.
Die Stadt selbst weist darauf hin, dass innerhalb einer halben Stunde rund fünf Millionen Menschen und innerhalb von zwei Stunden sogar etwa 30 Millionen Menschen erreichbar sind.
Für eine Kfz Unternehmensberatung in Gelsenkirchen ist diese Lage interessant.
Denn ein Werkstattmarkt endet hier nicht zwangsläufig an der Stadtgrenze.
Gladbeck, Bottrop, Essen, Herne, Herten, Recklinghausen und Bochum liegen im unmittelbaren regionalen Umfeld.
Gleichzeitig unterscheiden sich die Strukturen innerhalb Gelsenkirchens erheblich. Eine Werkstatt in Buer kann einen anderen Kundenmarkt besitzen als ein Betrieb in Schalke, Erle, Horst oder Ückendorf.
Deshalb analysiere ich immer das tatsächliche Einzugsgebiet des einzelnen Unternehmens.
Mehr als 120.000 Pkw bilden einen erheblichen Markt
Auch wenn die Pkw-Dichte in Gelsenkirchen niedriger liegt als im Bundesdurchschnitt, bleibt der Fahrzeugbestand erheblich.
Bereits Anfang 2022 waren in der Stadt 124.514 Pkw zugelassen. Davon gehörten 91 Prozent privaten und neun Prozent gewerblichen Haltern.
Für Anfang 2024 weisen amtliche Strukturdaten 471 Pkw je 1.000 Einwohner aus.
Diese Zahlen zeigen für mich etwas Wichtiges:
Auch in einer dicht besiedelten Großstadt mit öffentlichem Nahverkehr bleibt das Automobil für einen erheblichen Teil der Bevölkerung unverzichtbar.
Für eine Werkstatt reicht es allerdings nicht zu wissen, wie viele Fahrzeuge in der Stadt zugelassen sind.
Entscheidend ist, welche dieser Fahrzeuge zum eigenen Geschäftsmodell passen.
Der Markt ist groß – aber der Wettbewerb ebenfalls
Gelsenkirchen liegt nicht irgendwo im ländlichen Raum mit wenigen Wettbewerbern.
Kunden besitzen Auswahl.
Freie Werkstätten konkurrieren mit Vertragsbetrieben, Werkstattketten, Reifendiensten und spezialisierten Unternehmen.
Deshalb halte ich eine klare Positionierung für wichtig.
Warum kommt ein Kunde gerade zu dieser Werkstatt?
Vielleicht wegen der persönlichen Betreuung.
Vielleicht aufgrund einer besonderen technischen Kompetenz.
Möglicherweise ist die Werkstatt besonders gut auf ältere Fahrzeuge eingestellt.
Ein anderer Betrieb besitzt vielleicht Stärken bei Gewerbekunden und Transportern.
Diese Unterschiede sind wichtig.
Eine Werkstatt muss nicht für jeden Autofahrer die beste Werkstatt sein.
Sie sollte aber für ihre gewünschte Zielgruppe eine überzeugende Wahl sein.
Gewerbliche Kunden können interessant sein
Gelsenkirchen befindet sich mitten in einem großen Wirtschaftsraum. Handwerk, Dienstleistungen, Logistik und zahlreiche mittelständische Unternehmen erzeugen gewerbliche Mobilität.
Für einen Handwerksbetrieb besitzt ein Transporter einen anderen Stellenwert als ein privater Pkw.
Wenn das Fahrzeug ausfällt, kann möglicherweise ein Mitarbeiter seine geplanten Aufträge nicht erledigen.
Kurze Standzeiten, verlässliche Termine und gute Kommunikation können deshalb für Gewerbekunden einen erheblichen Wert besitzen.
Trotzdem würde ich einem Werkstattinhaber niemals pauschal empfehlen, möglichst viele Flottenkunden zu gewinnen.
Denn Gewerbekunden können gleichzeitig Rabatte, Ersatzmobilität, Hol- und Bringservice oder längere Zahlungsziele erwarten.
Das muss wirtschaftlich kalkuliert werden.
Viel Umsatz ist nur dann interessant, wenn ausreichend Ertrag übrig bleibt.
Der Fahrzeugbestand verändert sich – aber nicht über Nacht
Auch die technische Entwicklung gehört für mich zu einer langfristigen Unternehmensstrategie.
Die Stadt Gelsenkirchen hat sich im Rahmen ihres Ladeinfrastrukturkonzeptes intensiv mit der Elektrifizierung des Fahrzeugbestandes beschäftigt.
Anfang 2022 waren von den 124.514 Pkw insgesamt 2.224 Fahrzeuge batterieelektrisch oder Plug-in-Hybride.
Der Anteil war damit noch vergleichsweise gering.
Seitdem entwickelt sich der Markt weiter.
Für aktuelle überregionale Entwicklungen nutze ich deshalb zusätzlich die Statistiken des Kraftfahrt-Bundesamtes.
Mich interessiert dabei nicht nur, wie viele Elektrofahrzeuge neu zugelassen werden.
Für eine freie Werkstatt ist mindestens genauso wichtig, wie sich der gesamte Fahrzeugbestand entwickelt.
Denn ein heute acht oder zehn Jahre alter Verbrenner kann noch viele Jahre ein interessanter Werkstattkunde sein.
Zukunftsfähigkeit bedeutet nicht, jedem Trend hinterherzulaufen
Deshalb würde ich einem Werkstattinhaber niemals empfehlen, jede technisch mögliche Investition sofort umzusetzen.
Ich möchte zunächst wissen, welche Fahrzeuge tatsächlich in seinem Betrieb stehen.
Wie alt sind sie?
Welche Marken dominieren?
Wie entwickelt sich der Anteil elektrifizierter Fahrzeuge?
Welche Arbeiten werden heute bereits fremdvergeben?
Welche Qualifikationen besitzen die Mitarbeiter?
Erst daraus entsteht eine sinnvolle Investitionsstrategie.
Eine neue Maschine kann technisch beeindruckend sein.
Unternehmerisch interessant wird sie erst, wenn sie ausreichend genutzt wird und Geld verdient.
Gerade Fachkräftemangel macht gute Prozesse wertvoll
Wenn qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden sind, bekommt die vorhandene Arbeitszeit einen noch höheren Wert.
Dann kann die Antwort auf Kapazitätsprobleme nicht immer lauten:
Wir brauchen einen zusätzlichen Mechaniker.
Vielleicht muss zunächst dafür gesorgt werden, dass die vorhandenen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit produktiver einsetzen können.
Wenn ein qualifizierter Kfz-Mechatroniker jeden Tag Teile sucht, Fahrzeuge umparkt oder auf Informationen wartet, wird wertvolle Fachkompetenz für Tätigkeiten eingesetzt, die anders organisiert werden könnten.
Genau deshalb gehören Prozessoptimierung und Mitarbeiterentwicklung für mich zusammen.
Gute Mitarbeiter machen ein Unternehmen unabhängiger
Dieser Punkt wird spätestens bei Wachstum oder Nachfolge besonders wichtig.
Eine Werkstatt, bei der jede Entscheidung vom Inhaber abhängt, ist schwer skalierbar.
Und sie ist schwer übertragbar.
Deshalb stelle ich Unternehmern gerne eine einfache Frage:
Würde Ihre Werkstatt vier Wochen ohne Sie funktionieren?
Wenn die Antwort nein lautet, ist das kein Grund zur Panik.
Aber es ist ein Hinweis darauf, dass Organisation und Mitarbeiterentwicklung Potenzial besitzen.
Das regionale Kfz-Handwerk und seine Betriebe finden fachliche und organisatorische Ansprechpartner unter anderem über die Kfz-Innungsstrukturen der Region. Auch übergeordnete Entwicklungen des Kraftfahrzeuggewerbes lassen sich beim Kfz-Gewerbe Nordrhein-Westfalen verfolgen.
Eine gute Werkstatt braucht nicht mehr Hektik
Viele Werkstattinhaber arbeiten bereits genug.
Deshalb besteht meine Aufgabe bei einer Kfz Unternehmensberatung in Gelsenkirchen nicht darin, noch mehr Arbeit in den Betrieb zu bringen.
Ich möchte herausfinden, wie die vorhandene Arbeit wirtschaftlich besser organisiert werden kann.
Vielleicht müssen Prozesse verbessert werden.
Vielleicht können Mitarbeiter zusätzliche Verantwortung übernehmen.
Möglicherweise liegen Potenziale bei Produktivität, Einkauf oder Verkauf.
Oder der Unternehmer benötigt eine klare Strategie dafür, wie sein Betrieb in fünf Jahren aussehen soll.
Dabei möchte ich bewährte Stärken freier Werkstätten erhalten.
Persönlicher Kundenkontakt, handwerkliche Qualität, Erfahrung und Verlässlichkeit haben diese Unternehmen über Jahrzehnte erfolgreich gemacht.
Heute müssen diese traditionellen Stärken mit professioneller Unternehmensführung verbunden werden.
Mein Ziel ist deshalb nicht, dass eine Werkstatt schneller und hektischer arbeitet. Mein Ziel ist ein Unternehmen, das strukturierter, wirtschaftlich stärker und zunehmend unabhängiger von seinem Inhaber funktioniert.
Wenn Sie eine freie Kfz-Werkstatt, ein Autohaus oder ein anderes Unternehmen der Automobilbranche in Gelsenkirchen oder dem mittleren Ruhrgebiet führen und Ihren Betrieb wirtschaftlich und organisatorisch weiterentwickeln möchten, stehe ich Ihnen gerne für einen persönlichen Austausch zur Verfügung.